Planowanie konferencji to niełatwe zadanie, które wymaga skrupulatnego przygotowania. Jeśli chcemy, aby to wydarzenie stało się niejako reklamą firmy, wszystko musi być dopracowane w najmniejszych szczegółach. Liczy się zarówno świetne wykłady, wygoda, jak i gwarantowane przerw, podczas których nie należy zostawiać gości w samotności.
Bloger: Memorial Student Center Texas A&M University
Zaczerpnięte z: http://www.flickr.com
Głównie trzeba skupić się na szacowanej liczbie zaproszonych osób. W związku z tym upewnimy się, jak sporych sal potrzebujemy. Konferencje są często dość stresujące przemawiającym, warto sprawić, aby czuli się bardzo komfortowo. Za duża
sala może powodować wrażenie pustki. Żaden z gości nie będzie mógł przemawiać swobodnie, jeżeli sala będzie pusta. Podobnie jest w przypadku zbyt małej sali. Każdy powinien mieć zapewnione miejsce. Dodatkowo za duża liczba osób na za małej powierzchni może być powodem zasłabnięć, a tego z pewnością nikt nie chce. Reasumując wielkość sali pełni niemal kluczową funkcję. Oczywiście trzeba zadbać również o inne strony. Istotne jest, aby uczestnicy nie musieli przemieszczać się pomiędzy salami konferencyjnymi, miejscem posiłków i bazą noclegową. Konferencje w hotelach, gdzie zagwarantowana jest każda z opisanych czynności są doskonałym rozstrzygnięciem. Jeśli zależy nam na tym, żeby konferencja została zapamiętana na długo należy zorganizować coś niecodziennego w niesztampowym miejscu, który będzie zapewnieniem nie tylko świetnej części oficjalnej, lecz także wspaniale zapełni czas pomiędzy kolejnymi wykładami.
